1. Análisis de la situación actual de los procesos.

Para poder documentar y mejorar los procesos de negocio dentro de las organizaciones, es necesario adentrarse en la situación actual de las áreas de la misma para poder hacer el correcto modelado y diseño de los procesos a ejecutar y lograr alcanzar los objetivos en tiempo y forma.

2. Definición de metodología, herramientas y convenciones para la gestión de procesos.

A pesar de que se conocen diferentes metodologías (Six Sigma, TQM, Lean, Kaizen, 5 porque´s, BPM) y herramientas con las cuales puedes trabajar (Aris, Mega, Signavio, Ardoq, etc.), siempre es necesario llevar a cabo reuniones con el cliente para poder establecer con base a sus requerimientos la mejor estrategia, basándose en estándares y mejores prácticas de la metodología seleccionada.

3. Identificación de procesos actuales y documentos existentes.

Independientemente de que la organización con la cual se está colaborando haya requerido un análisis previo de sus procesos, es necesario indagar sobre los procesos actuales y documentos existentes para poder ser utilizados como guía y/o modificados posteriormente.

4. Clasificación de procesos por área (Macro, Proceso, Subprocesos).

No debemos olvidar que para poder hacer una correcta administración es necesario contar con una BPML (Lista Maestra de Procesos) que nos ayude a clasificar los procesos por área en Macro, Proceso, Subproceso y actividades, ya que de esta manera, se puede mantener un control sobre el número total de procesos a documentar.

5. Documentación de procesos As-Is (estado actual).

En este paso, lo que se requiere es reunirse con el dueño del proceso para documentar el paso a paso de la serie de actividades a diagramar y conocer cómo es que se ejecutan actualmente.

6. Identificación de mejora, de automatización, riesgos, controles, políticas, indicadores, etc.

En este punto del proceso llegamos al clímax de la historia, ya que se necesitará identificar por parte del consultor o cliente las mejoras, riesgos, controles, políticas, indicadores, oportunidades de mejora, de automatización, etc., que pudieran estar presentes y que formarán parte del proceso en su estado futuro.

7. Documentación de procesos To-Be (estado futuro).

Casi por terminar contamos con dos opciones para la documentación de los procesos en su estado futuro; la primera consta de identificar en conjunto con el cliente si se observan mejoras o riesgos, y si se tiene claro como mitigarlos, para conocer si se tienen políticas ya establecidas o se deberán crear. La segunda opción consta de que el consultor debe identificar y proponer dichas mejoras, riesgos y soluciones.

8. Adicional, si es necesario, capacitación al personal.

Como complemento a los pasos anteriormente mencionados, se definirán las horas y días de capacitación al personal de la organización para poder ayudarles a comprender mejor la arquitectura empresarial que se ha trabajado con las herramientas de centralización que el cliente disponga, nosotros como socios de negocio y Partners de SAG, proponemos el uso de las herramientas de arquitectura empresarial de Aris, la cual, es una de las herramienta más reconocidas a nivel mundial, por sus años de liderazgo en la industria y por ser una de las herramientas más robustas para gestionar procesos, lo cual permitirá realizar el correcto mantenimiento y administración de los procesos, de acuerdo a los cambios que se presenten.

9. Integración tecnológica – RPA.

La tecnología RPA tiene un futuro ascendente a corto y mediano plazo y forma parte de la transformación digital de las organizaciones para lograr dar soporte ágil y eficiente a las necesidades de automatización de actividades y tareas de las organizaciones, de los clientes, colaboradores y proveedores, por lo cual, es necesario hacer un análisis profundo de los procesos viables para robotización y evitar invertir tiempo y recursos en actividades que por ejemplo sean repetitivas, monótonas, de alto volumen de procesamiento que no agregue valor a la operación, dejando este tipo de actividades y responsabilidades a robots diseñados para atender más rápida y eficientemente este tipo de tares.